Zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem údajů

Tento dokument popisuje zpracování osobních údajů v souvislosti s platformou Beeply, kterou provozuje Beeply s.r.o., IČO 30057388, se sídlem Obránců míru 264, Jakubské Předměstí, 551 01 Jaroměř, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 57534, e-mail: [email protected] (dále jen „Beeply“ nebo „my“).

V rámci věrnostních programů jednotlivých partnerů je zpravidla správcem osobních údajů konkrétní partner (např. kavárna nebo restaurace), který určuje účel a prostředky zpracování. Beeply v takovém případě vystupuje jako zpracovatel a zpracovává údaje pouze na základě pokynů partnera a uzavřené zpracovatelské smlouvy.

Pro údaje získané přímo přes web Beeply, kontaktní formuláře, e-mail nebo účetní doklady je správcem osobních údajů Beeply, není-li u konkrétního zpracování uvedeno jinak.

2. Přechod služby na společnost

U smluv platně postoupených z Adama Holdy, IČO 21161640, na Beeply s.r.o. se Beeply s.r.o. stává správcem obchodních a kontaktních údajů partnera a zpracovatelem údajů zákazníků partnera v rozsahu pokračující služby. Dotčený partner o změně informuje své zákazníky, vyžaduje-li to jeho informační povinnost; Beeply mu poskytne potřebnou součinnost.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, případně přezdívka.
• Kontaktní údaje: e-mail, případně telefon, pokud je vyžadován konkrétním partnerem.
• Údaje o věrnostním programu: počet nasbíraných bodů, historie transakcí, stav a identifikace digitální karty.
• Technické údaje: typ peněženky, identifikátory zařízení, IP adresa, logy provozu, chybové záznamy a bezpečnostní protokoly.
• Oznámení ke kartě: identifikátor karty a podniku, jazyk, obsah a stav odeslání zprávy, technické doručovací tokeny a vaše volba volitelných oznámení včetně jejího času a verze informací.
• Účetní a smluvní údaje: fakturační údaje partnerů, objednávky, předávací protokoly a související komunikace.

4. Účely a právní základy

• Provoz věrnostního programu: plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečném provozu služby.
• Generování a správa digitálních karet: plnění smlouvy mezi partnerem a Beeply a technická nezbytnost služby.
• Podpora, komunikace a řešení incidentů: plnění smlouvy a oprávněný zájem na ochraně systému.
• Fakturace a účetní evidence: plnění právních povinností.
• Měření návštěvnosti veřejného webu: oprávněný zájem na porozumění základnímu využívání webu a jeho zlepšování, a to bez marketingového profilování.
• Marketing a reference: pouze pokud je k tomu dán samostatný právní důvod nebo souhlas, je-li vyžadován.

5. Příjemci a další zpracovatelé

Údaje můžeme zpřístupnit pouze v rozsahu nezbytném pro provoz služby, zejména poskytovatelům hostingu, databází, e-mailové infrastruktury, zabezpečení a monitoringu. K dnešnímu dni využíváme zejména Supabase (databáze, autentizace a ukládání), Hetzner (hosting), Cloudflare (síťová ochrana a doručování obsahu) a Resend (transakční e-mail). Samo-hostovaná analytika Umami běží na infrastruktuře Beeply a nepředstavuje samostatného příjemce údajů. Aktuální seznam dalších zpracovatelů průběžně udržujeme a na vyžádání jej poskytneme partnerovi nebo subjektu údajů v rozsahu, v jakém je to právně vhodné. Pokud při používání některého z těchto poskytovatelů dochází k přenosu osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, probíhá pouze na základě odpovídajícího právního mechanismu dle GDPR; v takovém případě uvedeme také příslušnou zemi a použitou záruku, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

Přenosy do ekosystému Apple Wallet / Google Wallet probíhají v rozsahu nezbytném pro fungování digitální karty a podle pravidel příslušných poskytovatelů těchto služeb.

Oznámení a vaše volba

Aktualizace karty, razítek, odměn a zůstatku a nezbytné informace o dokončené operaci slouží k provozu vámi využívaného věrnostního programu. Volitelné zprávy o výhodách a nabídkách souvisejících s kartou, včetně žádosti o hodnocení, můžete odmítnout při nové registraci a kdykoli později v Nastavení oznámení. U nově vydané karty jsou zapnuté, pokud je při registraci neodmítnete. Tento režim se týká pouze vlastních obdobných služeb podniku, jehož jste zákazníkem, a stojí na zákaznické výjimce podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a oprávněném zájmu podniku na přímém marketingu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku a zprávy vypnout. U dosavadních karet podniků zapojených do spuštění modulu je nastaven režim opt-out: zprávy jsou zapnuté, pokud jste je dříve neodmítli. Tento výchozí stav není evidován jako váš souhlas. Všechna uložená odmítnutí i pozdější změny se zachovávají. Volbu změníte v Nastavení oznámení nebo požadavkem u podniku či podpory. Správcem komunikace je konkrétní podnik; Beeply ji technicky zajišťuje na jeho doložený pokyn. Přijetí dokumentu samo není souhlas s reklamou a neumožňuje rozesílat nabídky jiných podniků.

Volbu můžete kdykoli změnit přes odkaz Nastavení oznámení na zadní straně aktualizované karty. Platí pouze pro příslušnou kartu, nikoli pro jiné karty nebo podniky. Vypnutí nezruší kartu, nasbírané hodnoty ani aktualizace zůstatku. Zprávy, jejichž odeslání již začalo, nemusí být možné odvolat. Pokud odkaz na starší kartě chybí, můžete požádat podnik nebo [email protected] o vypnutí nebo si nechat kartu obnovit na svůj evidovaný e-mail. Samotné otevření odkazu vaši volbu nemění.

Pro doručení předáváme Apple nebo Google identifikátor karty a příslušné technické tokeny; Google dostává také obsah zprávy. Apple obdrží požadavek na obnovení a peněženka si stáhne aktualizovanou podepsanou kartu. Beeply neposkytuje těmto službám e-mail kvůli samotnému Wallet oznámení. Informace o podstatných změnách služby nebo ochrany údajů zasíláme odděleně, bez reklamních nabídek.

6. Doba uchování

• Údaje o věrnostním programu: po dobu trvání spolupráce s partnerem a obvykle nejdéle 90 dní po jejím ukončení, pokud není nutné delší uchování kvůli reklamaci, sporu nebo zákonné povinnosti.
• Komunikační a podpůrné údaje: zpravidla 24 měsíců od poslední komunikace.
• Logy a bezpečnostní záznamy: zpravidla 12 měsíců, není-li nutné delší uchování pro bezpečnost nebo vyšetření incidentu.
• Historie oznámení: obsah a technické výsledky zpravidla nejvýše 12 měsíců; nevyřešené doručovací nebo bezpečnostní incidenty po dobu nutnou k jejich dořešení. Zobrazení zprávy na kartě obvykle končí dříve a není dobou uchování historie.
• Volba oznámení: po dobu používání programu; doklady změn po dobu nutnou k doložení platné volby a zpravidla 12 měsíců po jejím odvolání. Odmítnutí uchováváme, aby nebylo obcházeno novým vydáním karty.
• Fakturační a účetní doklady: po dobu stanovenou právními předpisy.

7. Technická data, cookies a měření návštěvnosti

V partnerské části služby používáme nezbytné cookies, local storage a session storage pro bezpečné přihlášení, volbu aktivního podniku nebo provozovny, ochranu relace a dokončení uživatelem vyžádaných operací. Tyto prostředky nejsou používány k reklamnímu profilování. Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovány výše uvedenými poskytovateli infrastruktury, kteří jsou vázáni smluvními a zákonnými povinnostmi ochrany údajů. Protože je toto ukládání nezbytné pro poskytnutí požadované služby, nevyžadujeme pro něj souhlas.

Na veřejném webu používáme samo-hostovaný nástroj Umami v režimu bez ukládání analytických cookies a bez analytického zápisu do local storage. Při načtení stránky jsou přesto technicky zpracovány údaje obsažené v síťovém požadavku, například IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, navštívená stránka, odkazující stránka a čas návštěvy. Tyto údaje používáme pouze k vytvoření souhrnných statistik návštěvnosti, zabezpečení a zlepšování webu; nepoužíváme je k reklamě, vytváření uživatelských profilů ani sledování návštěvníků napříč weby.

8. Bezpečnost a práva subjektů údajů

Beeply uplatňuje technická a organizační opatření odpovídající povaze služby, zejména oddělení dat mezi partnery, řízení přístupů, logování operací, šifrování komunikace, zabezpečené ukládání dat a zásadu minimálního oprávnění.

Pokud Beeply vystupuje jako zpracovatel, vyřizuje se žádost subjektu údajů primárně u partnera, který je správcem. Beeply poskytne potřebnou součinnost v rozsahu vyžadovaném právními předpisy a uzavřenou zpracovatelskou smlouvou.

Máte právo požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, jsou-li splněny zákonné podmínky. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. V případě údajů zpracovávaných pro provoz služby nám můžete psát na [email protected].

9. Závěrečná ustanovení

O podstatných změnách zpracování informujeme dotčené osoby srozumitelně a před jejich použitím; podle vztahu a povahy změny prostřednictvím partnera, servisním e-mailem nebo přímo ve službě. Pouhé zveřejnění dokumentu ani další používání karty nenahrazuje nový souhlas, je-li potřebný. Přehled této aktualizace najdete na stránce Změny právních dokumentů.